RUANGKALTIM.COM, KUTIM – Mendapat rekomendasi dari Badan Arsip Nasional untuk melanjutkan sistem klasifikasi dan keamanan arsip dinamis (SKKAD), membuat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah melakukan penataan serta jadwal retensi arsip (JRA).
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Ayub mengatakan, penting untuk melakukan penataan. Apalagi telah direkomendasi oleh pemerintah pusat.
“Sekarang menyisakan beberapa OPD (organisasi perangkat daerah) saja, yang belum dimasukkan dalam daftar JRA,” katanya, Selasa (29/11/2022).
Menurutnya, dalam penanganan arsip, pihaknya tidak bekerja sendiri. Sehingga harus melibatkan Pejabat Pengelola Informasi Daerah (PPID) di Dinas Komunikasi Informasi Persandian dan Statistik (Diskominfo-Perstik) Kutim.
“PPID akan mengklasifikasikan setiap dokumen, apakah sifatnya merupakan dokumen publik, dokumen terbatas atau dokumen rahasia. Kalau sudah terselesaikan, baru progresnya disampaikan kepada Bagian Hukum (Sekretariat Kabupaten),” terangnya.
Dengan terbukanya dokumen kearsipan, maka publik dapat mengakses semuanya. Sedangkan bila dokumen terbatas, hanya pejabat eselon II yang diberikan izin membuka.
“Bahkan Itwil (Inspektorat Wilayah) pun hanya mengakses dokumen secara terbatas. Sementara dokumen rahasia yang menyangkut keamanan, tidak bisa diakses. Kecuali yang memang berhak dan mendapat izin dari PPID,” ungkapnya.
Pasalnya, hal itu sudah sesuai dengan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik. Sehingga seluruh dokumen OPD ditata dan dikelola sesuai dengan prosedur yang ada. Sedangkan dalam penanganan arsip, Kutim sudah sampai pada tahap JRA.
“JRA ini berisi daftar arsip fasilitatif dan substantif,” bebernya.
Adapun substantif, menyangkut arsip yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) setiap OPD. Sedangkan arsip fasilitatif, merupakan arsip pendukung untuk setiap OPD. Bahkan dalam JRA, ada daftar yang menyangkut arsip, usia arsip sebagai arsip aktif, menjadi arsip aktif.
“Setelah tidak aktif, maka arsip akan menjadi arsip permanen yang akan dimasukkan dalam depo arsip,” pungkasnya (adv/rk)
